La ley de protección de datos personales define diferentes obligaciones y responsabilidades para las organizaciones que manejan datos personales de sus clientes. Para cumplir con la ley de protección de datos personales, las empresas deben implementar prácticas sanas y medidas de seguridad adecuadas para proteger la información sensible de las personas. En este artículo, exploraremos algunas prácticas que las empresas pueden adoptar para garantizar el cumplimiento de esta ley.
¿Qué es la Ley de protección de datos personales?
La Ley de protección de datos personales o Ley 1581 de 2012 regula el uso y tratamiento de los datos personales de las personas, estableciendo las condiciones para la recopilación, almacenamiento, uso y transferencia de estos datos, garantiza a los ciudadanos el control sobre sus datos personales y hace que las empresas los manejen de manera responsable, además, también se establecen sanciones para aquellas organizaciones que no cumplan con sus requisitos.
“La ley de protección de datos personales define diferentes obligaciones y responsabilidades para las organizaciones que manejan datos personales de sus clientes.”
¿Qué deben hacer las organizaciones para cumplir con la ley?
Medidas de seguridad técnicas y organizativas
Las organizaciones deben establecer medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger los datos personales que manejan, entre estas se pueden encontrar la encriptación de datos, las políticas de contraseñas seguras, políticas de acceso a datos, copias de seguridad, entre otros. Estas medidas deben ser revisadas y actualizadas de manera periódica para garantizar que la organización realice las prácticas adecuadas para la protección de datos.
Una buena práctica para cumplir con la Ley de protección de datos personales es la implementación de políticas internas claras y efectivas, para esto las organizaciones debe establecer reglas claras para la gestión de datos personales, así como para el acceso y uso de dicha información, en ese sentido suele haber una persona encargada de manejar los datos personales e información sensible de las personas, y a su vez, debe encontrarse capacitado en cuanto a las obligaciones legales y las medidas de seguridad que se deben implementar para proteger los datos personales.
“Las organizaciones debe establecer reglas claras para la gestión de datos personales, así como para el acceso y uso de dicha información.”
También es importante limitar el acceso a los datos personales y dar acceso únicamente a aquellos colaboradores que necesiten acceder a ellos de manera expresa para cumplir con sus responsabilidades laborales. Los datos personales deben ser almacenados durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales fueron recopilados, y deben ser eliminados de manera segura y oportuna por las organizaciones una vez que ya no sean necesarios.
Consentimiento para la recopilación de datos
La Ley de protección de datos establece que las organizaciones deben obtener el consentimiento explícito de los ciudadanos antes de recopilar, almacenar o usar sus datos personales, por lo tanto, deben informar a las personas sobre el propósito con el que se recopilarán y obtener su consentimiento para hacerlo, en ese sentido, también deben informar a sus clientes o usuarios sobre sus derechos en relación con sus datos personales, como el derecho a acceder, rectificar y eliminar sus datos de la base de la empresa.
Las organizaciones deben establecer un proceso claro y transparente para la recopilación y uso de los datos personales de sus usuarios y clientes, por lo que se debe obtener el consentimiento explícito de los titulares de los datos antes de recopilar, utilizar o compartir cualquier tipo de información personal; la información recopilada por las empresas debe ser relevante, necesaria y utilizada únicamente para los fines para los cuales esta fue recopilada.
“Las organizaciones deben obtener el consentimiento explícito de los ciudadanos antes de recopilar, almacenar o usar sus datos personales, por lo tanto, deben informar a las personas sobre el propósito con el que se recopilarán y obtener su consentimiento para hacerlo”
Políticas de privacidad
Las organizaciones deben implementar políticas de privacidad claras y accesibles para informar a las personas sobre cómo se manejarán sus datos personales, en estas se debe incluir información sobre el propósito para el que se recopilarán los datos, los terceros con los que se compartirán los mismos, el período durante el que se almacenarán los datos y los derechos de los ciudadanos en relación con sus datos personales.
Además, la empresa debe establecer medidas de seguridad para el almacenamiento y la transferencia de datos personales, por tal motivo, se deben implementar políticas de seguridad para la protección de datos, tanto en su almacenamiento en dispositivos electrónicos como en su transferencia, ya sea mediante correo electrónico o servicios en la nube, por lo que también se deben implementar políticas para la eliminación segura de datos personales que ya no son necesarios.
Evaluaciones de riesgos de privacidad
Se deben realizar evaluaciones de riesgos de privacidad para identificar los posibles riesgos para los datos personales de los usuarios y para implementar medidas de seguridad adecuadas; estas evaluaciones pueden incluir la identificación de los tipos de datos personales manejados por la organización, los procesos de manejo de datos y los posibles riesgos para la privacidad.
Auditorías de cumplimiento
Las auditorías de cumplimiento tienen un papel importante en la protección de datos personales de las organizaciones, ya que deben hacerse de forma regular para garantizar que están cumpliendo con los requisitos de la ley de protección de datos personales. Estas auditorías pueden ser ejecutadas a través de software o a través de una empresa externa especializada en protección de datos. Las auditorias deben incluir la evaluación de las políticas de privacidad de la organización, el uso de medidas de seguridad técnicas y organizativas, y el cumplimiento de los derechos de las personas en relación con sus datos personales.
“Se deben implementar políticas de seguridad para la protección de datos, tanto en su almacenamiento en dispositivos electrónicos como en su transferencia”
Capacitación y sensibilización
Es relevante que todos los colaboradores de las organizaciones estén capacitados y sensibilizados sobre la importancia de la protección de datos personales y su responsabilidad en el cumplimiento de la política de privacidad de la organización, por lo tanto, la capacitación sobre la protección de datos personales debe ser periódica y estar dirigida a todos los empleados, desde el personal de limpieza hasta la alta dirección.
En ese sentido, es importante que las compañías cuenten con un equipo de profesionales capacitados en la protección de datos personales, los cuales deben estar actualizados sobre las últimas tendencias y regulaciones en el tema, y estar capacitados para aplicarlas de manera efectiva en diferentes contextos dentro de la empresa.
“Todos los colaboradores de las organizaciones estén capacitados y sensibilizados sobre la importancia de la protección de datos personales”
La clasificación de datos es un tema que se ha popularizado en los últimos años dentro de los diferentes sectores de la industria, ya que las organizaciones cada vez se preocupan más por el cumplimiento de la ley y la recopilación y manejo adecuado de los datos. Con Kriptos, podrás encontrar soluciones que se adaptan a las necesidades de tu empresa, y que permiten la clasificación de la información de manera eficiente y organizada, y cumpliendo también con las medidas establecidas por la Ley de protección de datos, conoce más aquí.
